Hogyan lehet letölteni az összes e-mailt a szerverről az Outlook programban?

Az Outlook az elsődleges levelezési felület a Microsoft Exchange Server felhasználók számára. Szinkronizálva van a szerverrel, hogy e-maileket gyorsan és kényelmesen lehessen letölteni és elküldeni. Nem számít, hogy az Ön e-mail kliensje az Outlook.com, a Hotmail vagy akár egy harmadik fél, például a Gmail, könnyen beállíthatja fiókját, és elkezdheti elküldeni az összes munkahelyi e-mailt.

Mivel ők az Ön e-mailjei, Ön természetesen bármikor szeretné megnyitni őket. Attól függ, hogy az Outlook bármilyen szükséges e-mailt megjelenít, függetlenül attól, hogy hány hónap telt el azóta, hogy megírta. Vagy tudsz? Mint kiderült, a dolgok nem ilyen egyszerűek. Az Outlook alapértelmezés szerint nem jelenít meg mindent: az e-mailek többsége a Microsoft Exchange Serveren marad, míg az Outlookban csak egy részét teszik elérhetővé.

Ha az Outlook 2019, 2016, 2013 vagy az Outlook for Office 365 alkalmazást használja, akkor nem érheti el azonnali hozzáférést a régebbi e-mailekhez anélkül, hogy módosítaná a beérkező levelek beállításait. Bár e-mailjeit örökre a szerveren őrzi, ha úgy kívánja, számíthat arra, hogy kényelmes legyen egy helyi másolat is. Az Outlook felépítésével azonban akár 12 hónapos e-maileket is letölthet a helyi lemezre. Ha ennél a dátumnál régebbi e-maileket kell elolvasnia, akkor meg kell tennie a megfelelő lépéseket arra kényszerítve az Outlookot, hogy töltse le őket a szerverről.

Miért van az Outlook számára e-mail letöltési korlát?

Elgondolkodhat azon, hogy miért ilyen a helyzet. Ennek oka, hogy a Microsoft Office elvégez néhány intelligens beállítást, amikor telepítve van a rendszerére. Ellenőrzi az összes hardvert és elvégzi a szükséges beállításokat, hogy a program optimálisan fusson a rendszeren. Az Outlook és a vállalati e-mailek tekintetében a hardveren végrehajtott ellenőrzéseket használják a letöltési paraméterek beállítására.

Nyilvánvalóan próbál segíteni, de a program zavaróvá válhat. Miután ellenőrizte a merevlemezt, hogy ellenőrizze, mennyi hely maradt, az automatikusan beállítja az időkorlátot, amely meghatározza, hogy e-mailjei közül hányat őrizzen meg helyben. Minél több lemezterület áll rendelkezésre, annál több hónapnyi e-mailt töltenek le. A számítás a következő képlet szerint történik:

• Ha a szabad lemezterület legfeljebb 64 gigabájt, akkor akár 12 hónapos e-maileket is automatikusan letölt a számítógépére.
• Ha a szabad lemezterület 32 ​​gigabájt és 64 gigabájt között van (mindkét szám nélkül), akkor három hónapos e-maileket automatikusan letölt a számítógépére.
• Ha a lemezen a szabad hely mennyisége kevesebb, mint 32 gigabájt, csak egy hónap értékű e-maileket tartunk meg a számítógép helyi tárhelyén.

Elgondolkodhat azon, hogy mi a felhajtás, és miért nem lehet csak úgy beállítani a beállítást, hogy „letöltse az összes e-mailt”, vagy valami hasonló. Valójában, a közhiedelemmel ellentétben, az e-mailek sok helyet foglalhatnak el. Azok, akik elfoglalt e-mailekkel töltött életet élnek, gyakran tapasztalják, hogy mind a küldött, mind a kapott e-mailek hatalmas helyet foglalnak el. Ha nem figyeli a lemezhasználatot, akkor felébredhet, és megállapíthatja, hogy az üzleti levelezés minden helyet elnyelt.

A Microsoft ezt is tudja. Ezért az Office-t úgy alakították ki, hogy automatikusan beállítsa a tárolási paramétereket, például az Outlook alapértelmezett helyi e-mail tárhelykorlátját. Általában ez rendben van; nagy eséllyel nincs nagy szüksége az elmúlt évek e-mailjeire. Sőt, a beállítástól függetlenül, továbbra is helyi hozzáférést kap a feladataihoz, a naptáralkalmazásokhoz és a névjegyekhez.

Ne feledje, hogy a beállítás hatékonysága a használt e-mail kliens típusától függ. Ha a Microsoft egyik otthoni e-mail szolgáltatóját veszi igénybe, például a Hotmail, az Outlook vagy a 0365, a beállítás befolyásolja, hogy hány e-mail érhető el helyben. Ugyanez az elv vonatkozik a népszerű üzleti e-mail szolgáltatások többségére. Ha azonban véletlenül olyan nyilvános szolgáltatót használ, mint a Gmail, a Yandex vagy a Yahoo, akkor nem fog aggódni, mivel a beállításnak nincs hatása. A Microsoft Exchange Server összes e-mailjének helyi másolata lesz a számítógép belső tárhelyén.

Hogyan lehet az Outlook letölteni az összes e-mailt a szerverről

A szerver itt természetesen a Microsoft Exchange Server-re utal. Míg egyes vállalkozások licencet vásárolnak egy Exchange Server kiszolgáló számára a helyiségekben, mások egy harmadik féltől származó Exchange-as-a-Service kiszolgálóhoz fordulnak. Az Exchange Online, a Microsoft által üzemeltetett felhőalapú verzió népszerűsége is növekszik.

A használt Exchange módtól függetlenül a fő funkciója ugyanaz marad: egy üzenetátviteli ügynök, amely e-maileket küld a számítógépek között. Az üzeneteket mindkét végén elolvassa egy e-mail kliens, jelen esetben az Outlook.

Lényegében az Exchange használatával az összes e-mailt, amelyet valaha elküldött és fogadott, örökké az Exchange Server tárolja. Természetesen az e-mailjeinek örök megőrzése olyan dolgoktól függ, mint az egyes fiókok felhőtárolási korlátai és a fiók folyamatos használata. A lényeg továbbra is az, hogy normális körülmények között továbbra is láthatja az e-mailjeit, beleértve a valóban régieket is, még akkor is, ha azokat nem tárolja a számítógép.

Tehát mit tehet letölti az összes e-mailt a szerverről az Outlook programba? Ha az összes e-mailt meg szeretné tekinteni az Outlook programban, kétféle módon lehet.

1. módszer: Használja a „Tovább” linket az Outlookban

Az Outlook for Office egyszerű módot kínál a mappában megjelenő e-mailek számának bővítésére. Feltéve, hogy hosszú ideig fenntartotta a fiókot, vagy hosszú e-mail előzményei vannak, az alkalmazás általában csak a legfrissebb e-maileket jeleníti meg. De megteheted az Outlook kényszerítése az összes IMAP e-mail letöltésére - vagy legalább megjeleníti őket.

Ha olyan mappában van, mint az Inbox vagy az Elküldött az Outlook programban, és lefelé görget, hamarosan elérheti a megjelenített e-mailek végét. Ott egy üzenet jelenik meg arról, hogy további üzenetek megtekintéséhez kattintson a linkre:

Több elem van ebben a mappában a szerveren

Kattintson ide a Microsoft Exchange további e-mailjeinek megtekintéséhez

Miután rákattint a „Kattintson ide további e-mailek megtekintéséhez a Microsoft Exchange-en” linkre, az Outlook letölti a számítógépre a mappa többi e-mailjét. Ez csak akkor működik, ha van internetkapcsolata. Ráadásul csak egy adott mappa e-mailjeit tölti le. Így ha az Elküldött mappában van, akkor csak az összes e-mailt kapja, amelyet valaha elküldött.

Ez az elv akkor érvényes, ha postaládában keres. Gépeléskor a keresési lekérdezés és az eredmények megjelennek, ha rengeteg e-mail felel meg a keresési kifejezésnek, a következőket láthatja a találati oldal alján:

Legutóbbi eredmények megjelenítése ...

Több

A További linkre kattintva letöltheti a keresési lekérdezésnek megfelelő többi e-mailt.

Ha az összes e-mailt egy pillanat alatt meg szeretné tekinteni egy adott mappában, bejelentkezhet fiókjába az Outlook webalkalmazásán keresztül. Ezzel a fiókod Microsoft Exchange Server felületére jutsz, és láthatsz mindent, amit ott tárolsz.

2. módszer: Módosítsa az Outlook „Mail offline állapotban” beállítását

Ez a beállítás határozza meg, hogy az Outlook hány hónapos e-mailt tartson az Ön számítógépén. Ne feledje, hogy ez csak akkor működik, ha Microsoft e-mail klienst vagy elismert üzleti e-mail szolgáltatót használ. Megnövelheti a megőrzött levelek számát, vagy akár csökkentheti is. Azt is megadhatja az Outlook-nak, hogy minden egyes e-mailt helyileg mentse el.

A Microsoft szerint:

Az Outlook 2019, az Outlook 2016, az Outlook 2013 és az Outlook for Office 365 1, 3, 6, 12 vagy 24 hónapos vagy Összes lehetőséget kínál. Az Outlook 2019, az Outlook 2016 és az Outlook for Office 365 további 3 nap, 1 hét és 2 hét opciókat kínál.

Minden további nélkül meg kell tennie:

• Indítsa el az Outlook alkalmazást.
• Menjen a Fájl fülre.
• Válassza a Fiókbeállítások legördülő lehetőséget.
• Amikor az opció kibővült, válassza a Fiókbeállítások lehetőséget.
• A Fiókbeállítások ablakban válassza az E-mail fület.
• Ha több fiókja van az Outlook programban, akkor itt jelennek meg. Válassza ki azt, amelynek beállításait módosítani kívánja, majd kattintson a Módosítás gombra.
• Megjelenik a Fiók módosítása párbeszédpanel. Győződjön meg arról, hogy be van jelölve a Gyorsítótárazott csere mód használata jelölőnégyzet.
• Vigye a „Mail offline módban” csúszkát a kívánt évek, hónapok, napok vagy hetek számára. (Ha a csúszka szürkén jelenik meg, akkor a rendszergazda letilthatta a beállítás módosítását.)
• Kattintson a Tovább gombra.
• Megjelenik egy előugró ablak, amely a konfiguráció módosításának megerősítését kéri. Kattintson az OK gombra.
• Kattintson a Befejezés gombra, és indítsa újra az Outlook programot.

Hamarosan látnia kell egy üzenetet arról, hogy „Az Ön mappái naprakészek” az Outlook alján. Ez csak azután jelenik meg, hogy az Outlook befejezte az összes üzenet letöltését a Microsoft Exchange Serverről.

Csak akkor válassza az Összes opciót, ha van elegendő tárhely. A beállításoknak meg kell egyezniük a lemezen lévő hely nagyságával. Ha úgy dönt, hogy az összes e-mailt korlátozott helyű lemezre tölti le, akkor elkerülhetetlenek a problémák. Javasoljuk, hogy az összes nem kívánt elemet először törölje a tárolóból, hogy több helyet szabadítson fel.

Természetesen nehezen tudja eldönteni, mit távolítson el a tárából, ezért itt vagyunk, hogy segítsünk Önnek. Tudta, hogy a rendszer nyilvánvaló fájljain kívül vannak olyan levélfájlok is, amelyeknek nincs céljuk a tárhelyhasználat növelésén kívül? Természetesen meg akar szabadulni tőlük, de kérdés lehet, hogy hol találják meg őket.

A probléma megoldásához javasoljuk a BoostSpeed ​​letöltését. Ezt a szoftvert úgy tervezték, hogy mindenféle PC-s levélszemétet - például szükségtelen rendszer- és felhasználói ideiglenes fájlokat, webböngésző-gyorsítótárat, fel nem használt hibanaplókat, a Windows Update-fájlok maradékát, szükségtelen Microsoft Office-gyorsítótárat és még sok minden mást - töröljön. A beolvasás után észreveszi, hogy az extra gigabájtnyi lemezterület visszanyert. Bónuszként a BoostSpeed ​​megtalálja és kiküszöböli a rendszer lelassulásának minden okát, biztosítva, hogy számítógépe jobb és stabilabb teljesítményt nyújtson, mint korábban.